מדריך מקיף לשירות Zoom (זום) – ככה מנהלים היום תקשורת מרחוק

ראשי פרקים בעמוד:

זמן קריאה: 10 דקות

שירות zoom שעלה לתודעה בעקבות התפשטות נגיף הקורונה מאפשר לתלמידים לצרוך תוכן מבוסס וידאו שבו המורה מעביר שיעורים און ליין, לבני משפחה מרוחקים ליצור קשר זה עם זה, להמשיך ולשמור על הקשר שבין הנכדים לסבא ולסבתא ועוד. אז מהם היתרונות הגדולים שבשימוש בשירות zoom? נעשה זום על zoom ומיד נגלה.

אך קודם לכן חשוב לציין כי הפוסט הזה נכתב בימים מאתגרים במיוחד, שבהם אזרחים מכל מדינות העולם מכירים בחשיבות של תקשורת מרחוק. הגבלות התנועה החלות על אזרחים רבים בעולם יצרו צורך ממשי בפיתרון שיאפשר לקבוצות של אנשים בעלי מאפיינים רלוונטיים לייצר תקשורת חזותית בצורה יעילה, פשוטה לתפעול, וחכמה. אז מדוע הרוב בוחרים בזום, בפוסט הזה נחשוף את הסוד.

 

מדריך להתקנת זום (ZOOM) צעד אחר צעד

מאת: עשהאל דרייר, מומחה קידום אתרים.

אז הדבר הראשון שצריך לעשות, זה להיכנס לכאן: https://zoom.us/download

לאחר מכן, לגלול למטה וללחוץ על זה (במידה ואתם משתמשים בchrome, במידה ואתם משתמשים בפיירפוקס, לחצו על פיירפוקס מימין):

הורדת תוסף לכרום זום

 

לאחר מכן, יש ללחוץ על זה:

הוספת תוסף זום לכרום

 

בשלב ההבא, ללחוץ על "התקנת התוסף":

התקנת התוסף זום

 

מזל טוב! הצלחתם להתקין את התוסף כרום של זום! עכשיו, צריך לחבר את משתמש הGmail שלכם. כפי שאתם בטח יכולים לשים לב, בסרגל העליון נוסף לכם אייקון של מצלמת וידאו בצבע לבן על רקע תכלת, יש ללחוץ על האייקון ולאחר מכן על "Sign in with Google":

חיבור משתמש גוגל לזום

 

יש לבחור בGmail שאיתו אתם רוצים להירשם לזום, או להזין פרטי Gmail חדשים.

לאחר מכן, יש ללחוץ פעם נוספת על האייקון, לעבור עם העכבר על "start a meeting" ולבחור ב"with video on" במידה ורוצים שמצלמת הוידאו תעבוד בשיחה, או ב"with video off" במידה ואנחנו רוצים להתחבר לשיחה ללא וידאו. כמובן שניתן גם בהמשך להסתיר את המצלמה.

התחלת שיחת וידאו עם זום

 

כך אמור להיראות המסך הבא מידה ומילאתם את ההוראות כמו שצריך, יש ללחוץ על: "download & run Zoom":הורדת זום למחשב

 

יש לשמור את הקובץ על המחשב:

שמירת זום

 

ולאחר מכן, כמובן להפעיל אותו:

הפעלת זום

 

כשהאחוזים יגיעו ל100, פגישת הזום צריכה להתחיל. במידה ולא, לחצו פעם נוספת לאחר ההתקנה על האייקון של ZOOM (הלבן עם הרקע הכחול, בסרגל העליון באחת הפינות של הדפדפן chrome).

יש לבחור במקרופון של המחשב במידה ועובדים איתו, או במיקרופון חיצוני, במידה והוא מחובר למחשב:

שימוש במיקרופון של המחשב בזום

 

איך להזמין חברים להצטרף לשיחת הוידאו בזום?

כל מה שצריך לעשות זה ללחוץ על "Invite" בסרגל התחתון של התוכנה ולאחר מכן "copy URL":

הזמנת חברים לזום

 

לאחר מכן יש לשלוח לחבר בכל דרך (ווטסאפ, מייל, הודעה וכו') את כתובת הURL על ידי לחיצה על "הדבק" או ctrl + v, מה שייצור לינק להצטרפות. ברגע שהחבר ילחץ על הלינק, התוכנה תיפתח לו והוא יצטרף לשיחת הזום שלכם.

במידה ולחבר שלכם אין זום מותקן על המחשב, שלחו לו את המדריך הזה, שיתקין בקלות ויצטרף.

 

מדוע zoom הפך להיות שירות מבוקש כל כך?

זום הוא, כידוע, לא השירות היחיד שמאפשר לייצר תקשורת באמצעות וידאו בסביבה מרובת משתתפים. ובכל זאת, לא מעט ארגונים וקבוצות פרטיות בוחרים בזום כפיתרון הטכנולוגי המועדף עליהם בעת מימוש שיח מרובה משתתפים. בואו ננסה להבין מדוע.

 

תפעול פשוט

אחד המאפיינים המשותפים להרבה מאוד מן השירותים המקוונים המצליחים הוא פשטות התפעול של השירות. כדי להצטרף לשיחה בשירות זום, לא תצטרכו לעבור תהליך מפרך של רישום, לזכור סיסמאות קשות לפיצוח, להזדהות באמצעים טכנולוגיים שונים או להתקין תוכנות מסובכות.

 

תמיכה בפלטפורמות שונות

שירות zoom פועל ממגוון רחב של פלטפורמות: הוא זמין באמצעות חיבור מבוסס ווב במחשב, באפליקציה למכשירים מבוססי מערכת ההפעלה אנדרואיד, וכן באפליקציה שניתן להוריד מן ה – App Store למכשיר אפל השונים.

 

שיתוף מסך ושליטה על המסך המשותף על ידי משתתף אחר

זום מאפשרת שיתוף מסך המחשב לכלל המשתתפים המחוברים לפגישה. בנוסף במקרה הצורך כאשר מישהו משתף מסך, משתתף אחר בפגישה יכול לשלוח לו בקשה להשתלט על המסך שלו ובכך למעשה לסייע לו בפעולות איתן הוא נתקע או שלא ברור לו מה הוא צריך לעשות ומחפש הכוונה נוספת.

כאשר משתפים מסך, ניתן להחליט אם לשתף מסך ספציפי (למשתתפי מרובה מסכי מחשב) או חלון תוכנה ספציפית הפתוחה במחשב.

שיתוף מסך בזום

 

איך להפסיק את שיתוף המסך בזום?

פשוט מאוד, לוחצים על הכפתור האדום "stop share":

הפסקת שיתוף מסך בזום

 

לוח כתיבה דיגיטלי

באזור שיתוף המסך אשר סיקרנו קודם, ניתן במקום שיתוף המסך לבחור בלוח כתיבה דיגיטלי. לוח הכתיבה הדיגיטלי ב- zoom מאפשר לבוחר הפונקציה זאת, לצייר על הלוח ולכתוב טקסט על המסך אשר משותף בזמן אמת עם כלל הנוכחים בפגישה הוירטואלית.

לוח לבן בזום

 

משך השיחות

בזום תוכלו לערוך שיחות של עד 40 דקות בחינם, ואילו הגירסה שבתשלום תאפשר לכם לנהל שיחות ללא מגבלת זמן (ריאלית, כן?).

 

ריבוי משתתפים בשיחה

זום תציג לכם עד 49 משתתפים על גבי המסך בו זמנית, אולם היא מאפשרת בפועל השתתפות של עד 1000 אנשים בשיחה. בתצורת עבודה זאת, כאשר יותר מ – 50 אנשים לוקחים חלק בשיחה, מוצגים המשתתפים השונים על גבי המסך לסירוגין.

צילום מסךף פגישת זום - zoom של העבודה. בצילום רואים 6 עובדים

 

 

ניהול היסטוריית שיחות זום

שירות zoom מאפשר לכם לשמור ארכיב (ארכיון) של השיחות שניהלתם למשך עשר שנים. בצורה כזו, השירות מאפשר, למשל, לסטודנט שנה ג' לחזור אל הרצאה שהתנהלה על גבי תשתית זום כאשר היה סטודנט צעיר וטרי בשנה הראשונה ללימודים.

 

ניהול צ'אט

זום מאפשרת למשתמשים בה לנהל צ'אט מבוסס טקסט מחוץ למסגרת שיחות ועידת הוידאו שלה.

צאט בזום

 

שליחת קבצים לעמיתים

השימוש ב – zoom יכול לאפשר למשתמשים השונים לשלוח זה לזה קבצים במסגרת ניהול התקשורת השוטפת ביניהם.

 

תזמון שיחות zoom

מנהל השיחה לא חייב ליצור שיחה בזמן אמת, והוא יכול לבצע את כלל ההכנות הנדרשות לצורך שימוש עתידי.

 

מסך ירוק

בזום משתמשים המעוניינים להסתיר את הרקע שמאחוריהם כדי ששאר חבריהם לזום לא יראו מה קורה שם, יכולים לעשות זאת על ידי הגדרת רקע אחר ממספר מצומצם של רקעים קיימים, או על ידי העלאת רקע נוסף לזום.

 

אפשרויות ניהול מתקדמות

Zoom מאפשרת למארח (יוצר) הפגישה, לנהל את הגדרות כלל משתתפי הפגישה בקלות ובאופן יחסית מתקדם. בין אם על ידי השתקה מוחלטת של כלל המשתתפים, בין אם שליטה מלאה מי יכול לדבר או לכתוב ומתי וכן במקרים קצת יותר קיצוניים את מי לשים בחדר ההמתנה ומי יכול לשתף מסך.

 

איך משתמשים בשירות zoom?

ישנם שני שימושים עיקריים המאפיינים את שירות זום

 

הקמה וניהול פגישה מרובת משתתפים

השימוש העיקרי הראשון המאפיין את שירות זום הוא הקמה וניהול של פגישה מרובת משתתפים. על השימוש הזה נפרט בהמשך, ונעמוד על כלל האפשרויות שמציע zoom למנהלי השיחות האלו.

 

הצטרפות לשיחה קיימת

השימוש השני הוא למעשה הצטרפות לשיחה קיימת. כאן השימוש בשירות הוא פשוט ביותר. עם הכניסה לזום תוצגנה בפניכם שתי אפשרויות: Join a Meeting ו – sign in. לחיצה על כפתור join a Meeting תפתח לכם מסך נוסף, שבו תידרשו להקליד את קוד הפגישה שנמסר לכם, או לחלופין הקישור שבו צייד אתכם מנהל הפגישה.

לאחר מכן תצטרכו לבחור לעצמכם שם, לקבוע האם הוא ישמש אתכם גם בעתיד, ואז לסמן בשתי תיבות הבחירה המתאימות, האם אתם מעוניינים שקהל המשתתפים יוכל לשמוע אתכם, והאם הוא יוכל לראות אתכם, בהתאמה.

 

הקמה וניהול של פגישה מרובת משתתפים

לרשות מנהל השיחה עומדת האפשרות, כאמור, לתכנן פגישה עתידית עם קהל המשתתפים או לנהל שיחה שתתקיים בזמן אמת. במדריך הזה נתייחס למאפיינים השונים אותם יכול מנהל השיחה לקבוע, והם רלוונטיים, כמובן הן לשיחות שמתקיימות בזמן אמת וגם עבור אלו שמתוכננות להתקיים בשלב מאוחר יותר.

 

מאפיין Meeting ID

במאפיין זה תוכלו לעשות שימוש על מנת לשתף את הקולגות שלכם והמשתתפים שאמורים יהיו לקחת חלק בפגישה במספר הסידורי של הפגישה. כזכור, את מספר הפגישה נדרש המשתמש להקליד בעת ההצטרפות לשיחת הועידה.

 

הפעלה וביטול של וידאו ואודיו

במהלך השיחה תעמוד לכם האפשרות להפעיל או לבטל את השימוש במצלמת הוידאו שלכם, וכן במיקרופון של המכשיר שבו אתם עושים שימוש.

הפסקת אודיו ווידאו בזום

 

הזמנת משתתפים לשיחה

לרשות מנהל השיחה עומדת האפשרות לצרף משתתפים נוספים לשיחה. משתמשים אלו זמינים עבורו ממספר מקורות ומפולחים על פיהם.

 

ניהול שוטף של משתתפים Manage Participants

באמצעות מאפיין זה תוכלו להציג את כלל המשתתפים בשיחה, לבצע השתקה שלהם או להחזיר אותם למצב שבו הם יוכלו להישמע, לנעול את השיחה על מנת למנוע הצטרפות של משתתפים נוספים מרגע שתחליטו על כך ועוד.

 

הקלטת השיחה

פיצ'ר סופר חשוב בשירות zoom הוא הקלטה של שיחות וידאו שנוהלו באמצעות השירות לצורך צפיה מאוחרת יותר בהן. מדובר בשירות גאוני, במיוחד כאשר מדובר בהרצאות חשובות שמועברות באמצעות זום, שיעורים שמהם נעדר תלמיד שרוצה להשלים את החומר (או יותר נכון, שההורים שלו רוצים שישלים את החומר), תיעוד סדור של ישיבות של גורמים בכירים בחברה ומגוון צרכים נוספים.

הקלטה בזום

 

הפעלה או ביטול של צ'אט קבוצתי

כמנהלי השיחה תוכלו להפעיל צ'אט קבוצתי שבו יוכלו המשתתפים להתבטא לא רק באמצעות Voice אלא באמצעות הקלדה.

 

איך להחליף את השם בזום

פשוט מאוד, לוחצים קליק ימני על המסך, ולאחר מכן לוחצים על האפשרות התחתונה ביותר "Rename".

שינוי שם בזום

 

לאחר מכן, ממלאים את השם החדש בתיבה ומאשרים.

שם בזום

 

איך לעשות שרק מי שפתח את הזום, יוכל לשתף מסך / לצייר על המסך

ישנה תופעה, שבה תלמידים מתחילים לצייר על המסך בזמן שהמורה מדגימה דברים. על מנת למנוע זאת, יש להסיר את האופציה שכל אחד מהמשתתפים יכול לשתף אתה מסך, ע"י לחיצה על החץ הקטן שליד "share screen", ולאחר מכן בחירת האפשרות "advanced shre options":

שיתוף מסך

 

ולאחר מכן, לסמן את "only host":

רק מארח יכול לשתף מסך

 

וזהו 🙂 מאותו רגע, רק מי שפתח את שיחת הזום יוכל לשתף את המסך עם שאר הנוכחים בשיחה.

 

האם אפשר לעשות שמי שמצטרף לשיחה, יצטרף אוטומטית ללא צורך באישור?

לא. האישור הידני, נכון לעכשיו, הוא חובה מסיבה פשוטה: אם אין צורך לאשר, כל אחד יוכל להיכנס לשיחה, מאחר ומאוד קל לנחש את כתובות ההזמנה לשיחה. קרו כבר מקרים בהם אנונימיים הצטרפו לשיחות וחשפו איברי מין וכדומה ולכן האופציה הוסרה וישנה חובה לאשר כל משתתף ומשתתף שמצטרף לשיחה, על מנת למנוע מקרים כאלו.

 

לסיכום

זום הוא שירות שמתפתח כל העת ומאפשר למשתמשים השונים בו מגוון רחב של שירותים, החל מניהול שיחות ועידה מרובות משתמשים הנתמכות גם בוידאו, דרך ניהול צ'אט קבוצתי, שליחה של קבצים שונים בין משתתפי השיחה והקלטה של השיחות על מנת לאפשר האזנה אליהן במועד מאוחר יותר.

אין ספק שבימי החירום המאפיינים אותנו כעת, zoom הוא אחד השירותים שמאפשרים לקבוצות עניין שונות, כמו מקומות עבודה או כיתות לימוד מקוונות, להמשיך ולתפקד מרחוק.

לא. הכנו לכם מדריך שאינו מצריך ידע טכני כלל. כל מה שאתם צריכים לעשות זה למלא אחר ההוראות במדריך שלב אחר שלב. צירפנו למדריך גם צילומי מסך, כנסו עכשיו.

כן! בצורה פשוטה ונוחה, המדריך מסביר איך להזמין חברים לשיחה, כנסו עכשיו ותראו בעצמכם עד כמה זה פשוט!

כמובן! ניתן לשתף דרך זום את המסך כך שכל הנוכחים בשיחה יראו את המסך שלכם, לצורך הדרכה או כל צורך אחר. המדריך מסביר היכן צריך ללחוץ על מנת שזה יקרה.

כן. על מנת לשמור על המדריך פשוט במיוחד, חילקנו אותו לכותרות משנה והוספנו צילומי מסך, כך שהוא מונגש גם לכאלו שאינם בעלי ידע טכני, כנסו עכשיו ותתחילו להנות מזום!

עשהאל דרייר
עשהאל דרייר
עוסק בקידום אתרים כ- 7 שנים, מנכ"ל סוכנות הדיגיטל - עשהאל דרייר בע"מ, יזם, מדבר בפתרונות ומוביל את לקוחותיו לשפע כלכלי.

אהבתם ? שתפו את המאמר עכשיו!

שיתוף ב facebook
שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
איך לעשות הפניית 301 בBox

לאחר שהתחברנו אל חשבון ניהול הדומיינים שלנו בbox, נבחר בדומיין הרצוי ונלחץ על "ניהול DNS". לאחר מכן, נוודא ש2 הרשומות הן: ns1.box.co.il ns2.box.co.il במידה ורשום

קרא עוד »
ייעוץ עסקי לעולם הדיגיטלי

בשנים האחרונות, עם התקדמות הפתרונות הטכנולוגים המסופקים באמצעות רשת האינטרנט לעסקים, יותר ויותר בעלי עסק החלו להעביר את פעילות הסניפים שלהם לאונליין. לצד היתרונות השונים

קרא עוד »