ניהול משימות ושיפור פרודקטיביות – המדריך המלא

תוכן עניינים
עשהאל-דרייר
עשהאל דרייר - עוסק בקידום אתרים מ-2014, מדבר בפתרונות ומוביל את לקוחותיו לשפע כלכלי. הצטרפו לקבוצת הפייסבוק שלנו, קבוצת מקדמי האתרים הגדולה בישראל!

הנה זה קורה שוב.

סוף השנה מגיע ואתם מבטיחים לעצמכם שבשנה הבאה תתנהלו באופן יעיל יותר בעסק, בלימודים, בעבודה שלכם כשכירים, בחיים הפרטיים ועוד.

אתם נכנסים לחנות האפליקציות ומחפשים אחר אפליקציה לניהול משימות.

אחרי שאתם מבזבזים רבע שעה על בחירת האפליקציה שהכי עושה לכם את זה, אתם מורידים אותה ומזינים בתוכה את שתי המשימות הראשונות:

  1. לבקש מחברת הסלולר החזר על החיוב העודף שלכם מהזמן שהייתם בחו"ל.
  2. להנפיק תעודת זהות ביומטרית (תעודת הזהות שלכם אבדה, והמשימה הזאת יושבת לכם על הראש כבר שלושה חודשים).

ואז מגיעה ההתראה הראשונה, ממש כשאתם באמצע פגישה בעבודה.

צריך להתקשר לחברת הסלולר. אתם דוחים את ההתראה הזאת לשעה שמונה בערב, כשבטוח כבר לא תהיו במהלך פגישות.

שמונה בערב מגיע, אבל מסתבר שנציגי שירות הלקוחות לא עובדים בשעה הזאת ותוכלו לקבל מענה רק אם הטלפון אבד או נגנב.

אז אתם שוב דוחים את המשימה, הפעם להפסקת הצהריים שלכם למחרת.

לא כל כך פרודקטיבי, נכון?

אז לפני שנצלול פנימה ונבין איך אפשר לשפר את הפרודקטיביות שלנו בעסק ובחיים בכלל, בואו נסכים על הדבר הבא: ניהול משימות הוא לא רק האפליקציה או השירות שאתם בוחרים לעשות בו שימוש.

ניהול משימות הוא שיטות העבודה, המתודולוגיה, ההתאמה של השיטות האלו לאורח החיים הספציפי שאתם חיים, לאופי שלכם, לעובדה שאתם אוהבים לקום מוקדם או לישון בבוקר עד מאוחר, לכמות הכסף שיש לכם (עוד נגיע לזה) ועוד.

במאמר הזה אני רוצה לדבר על עקרונות שונים של ניהול משימות, היכולת לתעדף אותן ולגרום לדברים לקרות באמת.

ועוד משהו: במאמר הזה אני מתכוון להתמקד בניהול משימות של פרילנסרים, ופחות בניהול משימות של צוותי עבודה.

הסיבה לכך היא שכשמדברים על צוותי עבודה, לכל חברה ולכל עסק יש את שיטות הפעולה שלהם, מנגנוני הדיווח שבהם הם עושים שימוש, היכולת לחלק תפקידים שונים לאנשים שונים ועוד.

אנחנו נתמקד בניהול משימות עצמי, של פרילנסרים, שאמורים לבצע את הרישום, התעדוף, הביצוע והמעקב אחר כלל המשימות לבד.

 

עקרון מספר 1: רישום אפקטיבי של המשימות לביצוע

כמעט כל שיטה לניהול משימות תייצר בתוכה טרייד אוף בין רמת הפירוט שנדרשת עבור שמירת משימה (התעדוף שלה, התזמון שלה, הגדרת ההתראה שתתקבל, הגדרת תתי המשימות שלה, מול מי מבצעים אותה, מה משך הזמן הצפוי להשלמה שלה, מה הסטטוס שלה ועוד) ובין הקלות של רישום המשימה.

אחת הטעויות שלדעתי עושים פרילנסרים רבים היא שימוש בכלים ושיטות מורכבים מידי שמסבכים את השלב של רישום המשימה.

כדי לייצר תהליך אפקטיבי, שלב רישום המשימה צריך להיות הכי פשוט וקל לתפעול.

למה? כי בניגוד לשלבים הבאים של הטיפול במשימה, שלב הרישום הוא שלב שלא תמיד ניתן להערך אליו מראש.

משימה יכולה לקפוץ עליכם כשאתם נמצאים בדרך, בנהיגה, בפגישה, באמצעות מייל, הודעת וואטסאפ, טלפון, סמס ועוד.

לכן, הפעולה הכי חשובה שתוכלו לבצע בהקשר הזה היא להפריד בין שלב הרישום הראשוני של המשימה, ושלב הקדשת תשומת הלב למשימה.

שלב רישום המשימה צריך להתאים לכל סיטואציה שבה אתם נמצאים. את שלב הקדשת תשומת הלב למשימה אתם מבצעים כשנוח לכם, אתם ישובים מול שולחן ומחשב, ומסוגלים להקליד בקלות.

אז בהקשר הזה, פחות חשוב איך קוראים לכלי ניהול המשימות שבו אתם עושים שימוש. התכונה הכי חשובה של כלי כזה, צריכה להיות הקלות לרשום משימות חדשות.

אחד הכלים החביבים שיכולים לאפשר לפרילנסרים לרשום משימות כאלו בקלות הוא האפליקציה Todoist.

לא אכנס כאן לתכונות השונות של האפליקציה ושירות הווב שלה, אבל כן אציין שבנושא של רישום המשימה, היא מאוד מאוד פשוטה ומכילה תכונה חשובה מאוד: הבנת שפה טבעית.

בתצורת העבודה של השירות הזה, תוכלו בעת הקלדת המשימה גם לקבוע כיצד היא תתויג, מתי תאריך היעד לביצוע שלה, איזה סוג תזכורת תירצו עבורה, והכל בשפה טבעית.

למשל, תוכלו לקבוע שאתם צריכים לשלוח דוח ביצועים ללקוח ביום האחרון של כל חודש, החל מחודש מרץ הקרוב, והכל בשורה פשוטה אחת.

מה עוד חשוב שיהיה בכל כלי שתבחרו לצורך ניהול המשימות שלכם? הנה כמה תכונות חשובות, שכדאי יהיה לקחת בחשבון לפני שבוחרים כלי מתאים:

 

מהירות

כדאי יהיה מאוד שכלי ניהול המשימות שתבחרו יספק לכם חוויה פשוטה ומהירה.

שהוא יסתנכרן מול האחסון בענן תוך שניה או פחות.

אם הכלי לא ייצר לכם חויה אינטואיטיבית, פשוטה וזורמת, אתם פשוט תתייאשו ממנו מהר.

למשל, אם בכל פעם שאתם פותחים את הכלי באמצעות האפליקציה אתם צריכים לרענן את הרשימה, ותרו על הכלי הזה כבר מראש.

 

כלי חוצה פלטפורמות

באילו פלטפורמות אתם צפויים להשתמש בכלי ניהול המשימות שלכם? האם רק מן המחשב בעבודה? האם גם בדרך, באמצעות המכשיר הנייד? האם אתם צריכים לסנכרן את הנתונים גם לטאבלט? חשוב יהיה שהכלי יתמוך בצורה נוחה בכל הפלטפורמות שבהן אתם עתידים לעשות שימוש.

 

תזכורות מבוססות זמן

מן הסתם, כמעט כל כלי ניהול משימות יאפשר לכם לקבוע תזכורות בהתאם לתאריך ושעה שתקבעו.

חשוב יהיה שתבדקו אילו אופציות מתקדמות מציע לכם כלי כזה: למשל, קביעת תזכורות, כפי שציינתי, באמצעות שפה טבעית, אפשרות למספר התראות מובנות כברירת מחדל לכל משימה, ממשק הבחירה של התאריך והשעה (משהו שיכול לעשות הבדל תהומי בנוחות השימוש), יצירת תזכורות חוזרות על פי לוגיקה שמתאימה לכם (למשל, בארבעה בכל חודש, או ביום הרביעי הראשון של כל חודש) ועוד.

 

תזכורות מבוססות מיקום

יש, מן הסתם, משימות, שאתם לא באמת יכולים לתזמן בדיוק על הדקה, בעיקר משום שאתם לא יודעים מתי תגיעו למקום שבו אתם נדרשים לבצע את המשימה. הדוגמה הקלאסית במקרה הזה היא קניות: אתם יכולים לייצר לעצמכם תזכורת לעשות קניות לכשתחזרו הבייתה מן העבודה, אבל אם היה לכם מזל וקצת פחות פקקים, אתם עלולים לקבל את התזכורת הזאת אחרי שהחלפתם בגדים ועברתם לפיג'מה. באסה.

פתרון של תזכורות מבוססות זמן יכול לאפשר לכם, למשל, לזכור שאתם צריכים לשלוח הצעת מחיר מפורטת ללקוח לכשתגיעו למשרד, פעולה שקצת יותר קשה לבצע מן הנייד, ולערוך קניות לפני החזרה הבייתה, מיד כשתיכנסו לאזור של השכונה.

 

תמיכה בשעונים חכמים

זאת אולי נשמעת כמו דרישה מוגזמת. ביננו, כמה כבר אנשים עושים שימוש בשעונים חכמים לניהול משימות בשוטף, אולם בפועל, יש לא מעט אנשים ששעונים חכמים הופכים אותם לפרודקטיביים הרבה יותר.

הסיבה לכך היא לא האפשרות לקבל מידע ישירות לפרק היד, אלא בדיוק להפך: לסנן התראות לא חשובות שאינן מצריכות את הקשב ותשומת הלב שלכם.

תארו לעצמכם שאתם נמצאים באמצע פגישה חשובה ומקבלים וואטסאפ למכשיר הנייד.

אם אתם לא מצויידים בשעון חכם תצטרכו לפתוח את הוואטסאפ באמצע הפגישה: אחרי הכל, מה יקרה אם מדובר בגננת של הילד? אולי הוא קיבל מכה? העלה חום? אולי זה מקרה חירום? יכול להיות שאתם צריכים לארוז את הדברים כבר עכשיו ולטוס חזרה הבייתה כי קרה הנורא מכל?

הניסיון מראה, שלרוב לא זה יהיה המצב.

בדרך כלל זו תהיה דגנית, אמא של מאור מהגן, שמבקשת שוב, בפעם השלישית החודש, את המתכון לעוגת הגבינה ממסיבת השבועות האחרונה.

שעון חכם יוכל לסייע לכם להבין זאת מהר יותר, בלי הצורך לפגוע בפרודקטיביות שלכם במהלך יום העבודה.

 

יכולות קולבורציה

לפעמים, גם כאשר אתם פרילנסרים, שאוהבים את השקט שלכם ובטח ובטח אם אתם עוסקים בקידום אתרים, אתם תיעזרו בשירותים של ספקים אחרים לצורך ביצוע יעיל יותר של המשימות שלכם.

במקרים כאלו, ייתכן שתירצו לעשות שימוש בכלים שיאפשרו לכם לתקשר עם גורמים אחרים מולם אתם פועלים, לקבל מהם חיווי על סיום החלק שלהם במשימה, ולנהל תקשורת של הודעות עם קישורים אוטומטיים למסמכים הרלוונטיים.

 

ניהול מסמכים

יש לא מעט אנשים שנוח להם לנהל מסמכים קשורים כחלק מן הכלי שמשמש אותם לניהול משימות.

מסמכים כאלו יכולים להיות תכתובות מייל, הצעות מחיר, חשבוניות וכו'.

למה הדבר הזה טוב? בעיקר כי הוא יכול לחסוך לכם הרבה זמן.

איך? אם, למשל, אתם מקבלים חשבונית מספק מולו אתם עובדים ויודעים שאתם צריכים לייבא אותה אל מערכת ניהול החשבוניות שלכם, תוכלו לייצר לעצמכם בקלות ופשטות משימה כזאת, שאליה יצורף הקובץ.

זה אומר, שמרגע שתחליטו לבצע את המשימה, הכל ישב לכם מול העיניים ותוכלו לבצע זאת בלי הצורך להפעיל מספר מערכות במקביל.

 

תמיכה בעברית

אם את רוב השימוש שלכם במערכת תבצעו בשפה העברית, גם זה יכול להיות שיקול מבחינתכם.

לפעמים, העובדה שהטקסט מיושר לשמאל והוא מאוד לא נעים לעין, מוציאה את החשק להשתמש בשירות, וכשמדובר בכלי שאמור בסך הכל להיות מגניב ולהלהיב אתכם להשתמש בו, זאת בעיה אמיתית.

 

פונקציונליות נוספת

לכל שירות ניהול משימות יש את התכונות שמייחדות אותו מהשאר: יש כלים שיאפשר לכם באמצעות ממש מאוד חוויתי לסקור בכל בוקר את המשימות שיועדו להיום ולהחליט כיצד לטפל בהן ולמתי לתזמן אותן.

כלים אחרים יציגו לכם דוחות בקרה כדי שתוכלו להבין מה השגתם.

האמת היא, שבכלל לא חשוב איך אתם מגדירים היעדים שלכם: משימות, צבירת נקודות, כוכבים, כסף, רשות לפנק את עצמכם בבירה – כל דבר שיניע אתכם לפעולה יהיה טוב בהקשר הזה.

 

עקרון מספר 2: תעדוף נכון של המשימות לביצוע

אחרי שסיימנו לארגן לעצמנו את כלל המשימות לביצוע, וניהלנו את כלל המידע על המשימות האלו שמתאים לצרכים שלנו, הגיע הזמן לתעדף את המשימות האלו לביצוע.

מתי מתעדפים? בשתי מילים? כל הזמן.

לחשוב שיש איזשהו תעדוף שבועי שעל פיו תפעלו ולא משנה מה יקרה, זוהי פשוט תמימות.

במהלך החיים שלנו יש לא מעט בלת"מים: לקוחות מבטלים פגישה ואנחנו נדרשים לארגן את לוח הזמנים שלנו מחדש, פתאום צץ כנס מגניב שאנחנו חייבים להשתתף בו ולכן דוחים את הטיפול בנושאים שתכננו להספיק באותו יום וכו'.

כל אדם יכול לפנות לעצמו זמן על מנת לתעדף את המשימות שלו בזמן שהוא רואה לנכון ובהתאם לאורח החיים שלו: כשהוא מגיע לעבודה, כשהוא יוצא מן העבודה, בתחילת כל בוקר, כשמתפנה לו זמן בעקבות ביטול משימה אחרת ביומן ובעצם, אם נסכם את זה לשני עולמות תוכן: בפרקי זמן קבועים ונוחים לו שהגדיר מראש, או בהתרחש אירוע כלשהו.

איך מתעדפים משימות לביצוע? יש כמה וכמה שיטות לעשות זאת, תחת ההנחה שלאחר רישום המשימות הקדשתם תשומת לב ורשמתם מאפיינים שונים עבורן.

אציין כבר עכשיו: אתם לא חייבים להשתמש בכל מאפיין ומאפיין, אלא רק מה שמתאים לסדר היום שלכם.

 

תעדוף לפי זמן

כאשר רשמתם את המשימה לעצמכם, קבעתם לה מועד מסוים לביצוע.

התעדוף במקרה הזה יהיה לפי התזמון של המשימות, כלומר, קודם לבצע את המשימות שתוזמנו למועד מוקדם ורק לאחר מכן לגשת למשימות שתועדפו למועד מאוחר יותר.

 

תעדוף לפי מקום

יש משימות שתבצעו במשרד, יש משימות שתבצעו בבית, יש משימות שתבצעו ברכבת ואחרות שתבצעו כשאתם בקניון.

תעדוף במקרה הזה יתבצע על פי המקומות שבהם אתם מתכננים לבקר במהלך היום.

 

תעדוף לפי כמות האנרגיה הנדרשת להשלמת המשימה

תארו לכם שהתפנתה לכם שעה ביומן ויש לכם משימה לביצוע שהערכתם שתיקח פחות משעה.

רק מה, המשימה הזאת, מתישה ונוראית, ואתם לא יודעים מאיפה תמצאו את הכוחות כדי להתמודד איתה.

כאשר מתעדפים משימות לפי האנרגיה הנדרשת להשלמתן, מתכוונים בדרך כלל לתזמון המשימות הנוראיות האלו, דווקא לפרק הזמן שבו אתם אפקטיביים ויכולים להתמודד איתן.

אם אתם מעוניינים להיות פרודקטיביים, חשוב יהיה לשלב ביום עבודה סטנדרטי משימות מתישות לצד משימות כיפיות שנחמד לבצע בכל זמן.

 

תעדוף משימות לפי משך המשימה

כאן לא באמת צריך להסביר במה מדובר. אם תנהלו עבור כל משימה את המשך המשוער לביצוע שלה, תוכלו לתכנן את היום יותר ביעילות ולהכניס בחלונות הזמן הפנויים משימות בהתאמה.

 

תעדוף משימות לפי דחיפות

הגדרתם פריוריטי עבור כל משימה? יופי, עכשיו תוכלו להתחיל במשימות הדחופות והחשובות, ורק לאחר שתסיימו אותן תתפנו למשימות עם התעדוף הנמוך יותר מבחינת דחיפות.

 

תעדוף משימות לפי האדם שמולו אתם נדרשים לעבוד

אם במהלך יום העבודה אתם נפגשים עם מר פלוני אלמוני, רק טבעי יהיה שתמפו את כלל המשימות שאתם נדרשים לסגור מולו, גם אם הן בתעדוף נמוך יותר מבחינתכם.

תיוג מראש ליד כל משימה מול מי תצטרכו לבצע אותה, יסייע לכם מאוד בגישה הזאת.

 

תעדוף משימות לפי סטטוס

כאן נכנסים לפעולה כל לוחות הקנבן למינהם.

קנבן היא שיטה ויזואלית להציג משימות על פי הסטטוס שלהם, בצורה שאפשר יהיה לקבל תמונה על כלל הפרויקטים באופן כולל. מן הסתם, בכל שלב נתון תהיינה משימות שאתם נדרשים לבצע, משימות שאתם ממתינים בהן למשוב של אדם אחר ומשימות שהושלמו.

אם תמיינו את המשימות האלו בתחילת כל יום עבודה, תוכלו להבין טוב יותר, במה כדאי יהיה לכם להתמקד.

 

תעדוף משימות לפי פרויקט

במקרים רבים, תירצו להשקיע את הזמן שלכם בפרויקט כמכלול, ולא לעזוב אותו עד שאתם מסיימים אותו. במקרים כאלו, תוכלו לחסוך לא מעט משאבים שמושקעים בדרך כלל בכניסה לעולם תוכן חדש שנוצר במעבר בין המשימות.

 

תעדוף משימות לפי המכשיר שבו תעשו שימוש כדי להשלים אותן

גם כאן מדובר בשיטה שאמורה להתאים את המשימות שלכם בלו"ז לאופי הביצוע שלהן.

למשל, להוציא חשבונית אחת, קל ופשוט יהיה לבצע באמצעות הסמארטפון. להוציא 20 חשבוניות כדאי יהיה כבר לעשות מול מחשב.

 

עקרון מספר 3: לנקות את השולחן

אוקיי. אז מצאתם את השיטה שבאמצעותה אתם יכולים להבין בכל רגע נתון מהי המשימה המתאימה ביותר לביצוע, על פי משך הזמן שעומד לרשותכם, הסיטואציה בה אתם נמצאים, המכשיר שאתם משתמשים בו, המיקום שלכם ועוד. בסופו של יום, תצטרכו לבצע את המשימה הזאת.

אז כאן עומדות לרשותכם מספר אפשרויות שתאפשרנה לכם לטפל במשימה:

 

ביצוע

פשוט לבצע את המשימה. פרודקטיביות כבר אמרנו, נכון?

 

האצלת סמכות או מיקור חוץ

נוכל לבקש מעובד שלנו, שותף שלנו, ספק שלנו וכו' לבצע את המשימה עבורנו.

 

דחיית המשימה

אם אנחנו מרגישים שאת המשימה הזאת לא נוכל להשלים במועד שנקבע לה, אפשר יהיה לתאם מועד אחר. לא מומלץ מבחינת פרודקטיביות.

 

ביטול המשימה

הגענו אל המשימה והבנו שהיא לא כל כך נחוצה כמו שחשבנו. זוהי השיטה הכי יעילה בהנחה, כמובן, שהמשימה לא באמת חשובה.

 

עקרון מספר 4: העלאת הפרודקטיביות

הבעיה המרכזית עם העקרונות שהצגנו עד עכשיו, היא שהם מאפשרים לכם להיות דחיינים, עצלנים ותלויים בספקים ואנשים אחרים.

כל מה שאתם נדרשים לעשות הוא לתעדף עבורכם רק משימות קלות, לייצא את אלו שאתם לא מעוניינים לבצע למיקור חוץ, לדחות או לבטל משימות ולחיות טוב. זאת, כמובן, שיטה שלא ממש תאפשר לכם לייצר הישגים משמעותיים.

אם אתם בכל זאת מעוניינים באמת להספיק יותר, להפוך ליצרנים יותר, ולהשיג הישגים גדולים יותר, אתם חייבים למצוא שיטה להעלות את הפרודקטיביות שלכם, או במילים אחרות, לעשות יותר בפרק זמן נתון.

אז בפרק הזה, נסקור בקצרה כמה שיטות שתאפשרנה לכם ךהתמודד עם דחיינות:

 

לאכול את הצפרדע

מדובר בשיטה שלפי אתם מתחילים את היום שלכם בביצוע המשימה הכי נוראית שיש, בבחינת מכאן זה רק יכול ללכת ולהשתפר.

אם תקפידו על יישום השיטה הזאת באופן יומיומי, תוכלו להרגיש תחושת הקלה בכל יום ממש לאחר ביצוע המשימה הנוראית הזאת.

 

להבטיח לעצמכם פרס

תוכלו לקשור את ביצוע המשימות שלכם בפרס שווה במיוחד. למשל, על כל ביצוע של 10 משימות מבאסות ממש, אתם מרשים לעצמכם לצאת לשתות, להזמין לכם בגד שווה, להתחדש בגאדג'ט מגניב ועוד.

 

לייצר לעצמכם ענישה

אתם לא יוצאים מהבית ונפגשים עם החברים עד להשלמת המשימה.

 

לייצר לעצמכם אילוץ מלאכותי

הארון שלכם נראה כמו אחרי הפצצה? הזמינו אל הבית, בשעות אחר הצהריים את ההורים. אתם כבר תדאגו לסדר את הארון, סמכו עלי.

 

להדליק שריפות ולכבות אותן

אתם צריכים להגיש בשבוע הבא עבודת גמר ועוד לא התחלתם אותה? מכתב הנזיפה מן המרצה בדרך אליכם…

 

לתכנן את היום

קחו לעצמכם כמה דקות בכל יום כדי לתכנן את היום. כשכל הדברים יהיו לכם מול העיניים, התמונה תהיה שונה לחלוטין.

 

להטמיע מתודולוגיית GTD

לא ארחיב כאן על מתודולוגיית ה – GTD, אבל כן אציין שהיא דוגלת בחמישה שלבים מחזוריים שאתם צריכים לבצע עבור כל משימה, ותתי המשימות שלה, כדי להתמודד איתן ביעילות, ולהוריד אותן מהראש: איסוף, עיבוד, ארגון, סקירה וביצוע.

כאן יש מידע נוסף על מתודולוגיית GTD:

https://todoist.com/productivity-methods/getting-things-done

וכאן יש עוד אחלה פוסט בנושא:

https://www.idanbenor.co.il/business-management/task-management/

 

לסיכום

רוצים להיות פרודקטיביים הרבה יותר? שימרו על 4 עקרונות חשובים:

  1. בנו לעצמכם סביבה שתאפשר לכם רישום מסודר של כלל המשימות לביצוע
  2. תעדפו את המשימות בהתאם לשיטה שתבחרו מראש ותתאים לאורח החיים שלכם
  3. מיינו את המשימות למשימות שתבצעו בעצמכם או משימות שבהן תפעילו גורמים אחרים
  4. צרו לעצמכם מניע להשלמת המשימות האלו, בדמות פרס, עונש, כיבוי שריפות וניקוי הראש ממחשבות טורדניות.
עשהאל דרייר
עשהאל דרייר
עוסק בקידום אתרים כ- 7 שנים, מנכ"ל סוכנות הדיגיטל - עשהאל דרייר בע"מ, יזם, מדבר בפתרונות ומוביל את לקוחותיו לשפע כלכלי. פרופיל הפייסבוק של עשהאל. כתובת המייל: [email protected]

אהבתם ? שתפו את המאמר עכשיו!

שיתוף ב facebook
שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin