פעם חשבתם כמה זמן אתם מבזבזים על כתיבת מיילים שחוזרים על עצמם לכל אחד מהלקוחות שלכם? היום, בזמן ששלחתי מייל לאחד מהלקוחות שלי קפצה לי המחשבה – רגע, מה אתה עושה?! בכל חודש אתה רושם כמעט בדיוק את אותו המייל, איזה בזבוז זמן… כדי לייעל את הזמן מצאתי את הפתרון המושלם, הכנת טמפלטים בג'ימייל.
באילו מקרים עושים זאת?
הכנת טמפלייט יכולה להתאים למצבים בהם ישנם מיילים החוזרים על עצמם כמו – מיילים שיווקיים, מיילים של סיכום פגישה, מיילים של תחילת עבודה או מייל קבוע שאתם שולחים לעמית מהעבודה, בקיצור כל מייל רפטטיבי הוא חלון לייעול הזמן.
ככה עושים זאת
- נכנסים לג'ימייל הרלוונטי
- לוחצים על "הצגת כל ההגדרות" בצורה הבאה:
- נכנסים לטאב "מתקדם"
- מפעילים את האופציה של "תבניות"
- לוחצים על "שמירת השינויים"
- רושמים מייל חדש ובו את כלל התוכן שהייתם רוצים לשמור כתבנית
- לאחר מכן לוחצים על שלושת הנקודות (אפשרויות נוספות) הנמצאות בתחתית המייל
- שם ניתן לראות את האופציות של ה"תבניות", פותחים את האופציה הזו
- ושם תראו אופציה הנקראת "שמירת הטיוטה כתבנית" ואז "שמירה כתבנית חדשה"
- נותנים לתבנית שם שיהיה קל לזכור באיזו תבנית מדובר.
סיימנו.
עכשיו כל מה שנשאר לעשות זה לשלוח את המייל.
במייל הבא, יש לנווט שוב לאותן שלוש נקודות בתחתית המייל, לאחר מכן נחבר ב"תבניות" ושם נראה את המייל בשם ששמרנו אותו. שימוש 1 בטמפלייט החדש שיצרנו כבר יחסוך את כל הזמן שהושקע בקריאת המאמר.
דוגמא למייל
בדוגמה הבאה ניתן לראות מייל "דו"ח חודשי" שנשלח בכל חודש ללקוחות שלי. הפכתי את המייל לטמפלייט וחסכתי לעצמי זמן רב:
