גוגל דרייב – כל מה שכדאי לדעת

גוגל דרייב הוא שירות אחסון וסנכרון בענן מבית גוגל. אולם כבר הרבה זמן זמן שאינו משמש רק כשירות אחסון וסנכרון מידע וקבצים. גוגל דרייב מאפשר לבעלי עסקים ולאנשים פרטיים לשנות את האופן שבו הם צורכים מידע, מנהלים גישה למידע, משתפים מידע, מגנים על המידע, ומוודאים את זמינותו של המידע. כיצד גוגל דרייב עושה זאת? המשיכו לקרוא.

 

אילו שירותים קיימים במעטפת השירות של גוגל דרייב?

גוגל דרייב מציעה למשתמשים בה שלוש פונקציות עיקריות: שמירת מסמכים בענן, יצירת מסמכים בענן וסנכרון מסמכים למחשב אישי או טלפון נייד. גוגל דרייב כוללת שני מודלי שירות: למשתמשים פרטיים מציעה גוגל דרייב את שירותי ניהול המסמכים, ניהול גליונות העבודה, ניהול מצגות, ניהול סקרים ועוד. השירותים האלו מוצעים למשתמשים עסקיים גם באמצעות חבילת G-Suite המכילה תכונות מתקדמות, כגון ניהול מכשירים ניידים העושים שימוש בשירות לצורך אבטחת המידע, שימוש בכתובת דוא"ל ייעודית, בקרות מתקדמות לניהול, שטח אחסון רב יותר ותמיכה מסביב לשעון.

 

10 פונקציות שמספקת גוגל דרייב למשתמשים שלה

לגוגל דרייב תכונות רבות אשר באופן שוטף מקלות על העבודה מול מסמכים שונים. התכונות האלו מבטיחות  שהמידע של המשתמשים בשירות ישאר חסוי, זמין, ועקבי בכל עת. הנה כמה מן התכונות המרכזיות שמציע השירות:

 

זמינות המידע מכל מכשיר

גוגל דרייב מאפשרת לכם גישה למידע השמור בכונן ייעודי בענן באמצעות המחשב, ובאמצעות האפליקציה המותקנת במכשיר הנייד. זה אומר שבפועל המסמכים נמצאים אתכם בכל עת, גם כאשר אתם מחליפים מחשב, למשל.

 

שמירה אוטומטית של המסמכים בענן

בעת השימוש ביישוי גוגל דרייב כמו ניהול המסמכים (גוגל דוקס), יישום גליונות העבודה (גוגל שיטס), ויישום המצגות (גוגל סליידס), תתבצע שמירה אוטומטית לחשבון הגוגל בענן בעת ביצוע כל שינוי במסמך. זה אומר שתהיו חסינים ממקרים של הפסקות חשמל פתאומיות, שנוטות להתרחש כמובן, בדיוק בנקודה שבה ההספק שלכם היה הרב ביותר, עם יכולת שחזור מינימלית של המידע.

 

שיתוף מידע

גוגל דרייב היא כלי מצויין לשיתוף ידע. תוכלי לספק לשותפים שלכם הרשאות צפיה או הרשאות עריכה למסמכים שיצרתם או העלתם לכונן, ולנהל הרשאות אלו באופן שוטף. בצורה כזאת, תוכלו להמנע משליחת מסמכים בגירסאות שונות באופן שוטף על מנת לשתף שינויים שבוצעו במסמך משותף שאתם עובדים עליו.

 

חיפוש מידע

אחד האתגרים המשמעותיים ביותר בכל פרויקט ניהול מסמכים הוא, בסופו של דבר, איתור ואחזור מהיר של אותם מסמכים בעתיד. כאשר מדובר במאות מסמכים שלא אורגנו בשיטתיות, פונקציית חיפוש מהימנה הופכת להיות הכרח. גוגל דרייב מצויידת, כמובן, בתכונות חיפוש מעולות (בכל זאת, מדובר בשירות מבית גוגל). באמצעות מנגנון החיפוש המוטמע בשירות תוכלו למצוא את המסמכים שחיפשתם, לא משנה היכן אוחסנו. זאת ועוד, גוגל מציעה בהקשר הזה תכונה נהדרת: חיפוש בגוף המסמכים עצמם. בתצורת העבודה הזאת לא נדרש המשתמש לזכור לא היכן תייק קובץ מסויים וגם לא מה שמו של הקובץ, אלא רק פיסת תוכן מגוף הקובץ עצמו.

 

נפח אחסון חינמי

גוגל מציעה לכם נפח אחסון ראשוני של 15 GB בחינם. אם אתם לא צרכנים גדולים של תמונות וסרטונים, מדובר בשטח אחסון שיספק לכם די והותר מקום. מעבר לכך, תוכלו, בעלות סמלית למדי, להרחיב את חבילת האחסון, בהתאם למבצעים שמפרסמת גוגל מעת לעת.

 

תצוגה של מסמכים רבים

שירות גוגל דרייב מהווה גם סוג של דפדפן להצגה של סוגי מסמכים רבים, ובהם קובצי מלל, מצגות, גליונות אלקטרונים, קובצי PDF ועוד. בצורה כזאת, גוגל דרייב מאפשר לכם להימנע מהשקעה ברשיונות תוכנה מיותרים, אם כל מה שדרוש לכם הוא הצגת מסמכים באופן בסיסי.

 

עבודה אוף ליין

למי שניגש למסמכים השמורים בדרייב באמצעות דפדפן כרום, מאפשרת גוגל עבודה בתצורת אוף ליין, אשר מאפשרת לערוך מסמכים, להוסיף להם תגובות, לצפות במצגות ולהציג גליונות אלקטרוניים.

 

יצירת צ'אטים

למי שעובד ביישומי גוגל דוקס, גליונות אלקטרוניים או מצגות עומדת האפשרות לתקשר עם עמיתים באמצעות צ'אט, כתיבת הערות במסמכים עצמם, וסימונים שונים על גבי המסמכים שנועדו למעקב בשלב מאוחר יותר.

 

ניהול היסטוריית גרסאות

גוגל דוקס, גוגל שיטס וישום המצגות של גוגל מאפשרים שמירת גירסאות היסטוריות ללא מגבלת זמן. מסמכים מסוגים אחרים שהועלו לדרייב מגובים למשך 30 יום ותוכלו לגשת אל היסטוריית הגירסאות שלהם בקלות.

 

חיזוק הזדהות

שמירת המסמכים בדרייב של גוגל תאפשר לכם לדרוש הזדהות חזקה לפני גישה למסמכים הנמצאים בדרייב. מהי הזדהות חזקה? מקובל לציין בעולם אבטחת המידע הזדהות חזקה, כתהליך הזדהות המערב שני פקטורים מתוך שלושה עולמות שונים: משהו שאתה יודע, משהו שיש לך ומשהו שהוא אתה (סממנים ביומטריים).

גוגל דרייב תאפשר לכם לקבוע כי רק מי שנגיש לסיסמת גוגל שלכם, וגם מחזיק במכשיר הסלולרי שלכם (אליו תישלח הודעת סמס לצורך זיהוי), יוכל לגשת למידע בדרייב שלכם.

בצורה כזאת, מאפשרת גוגל לחזק את תהליך ההזדהות הנדרש למידע שלכם, ולהגן עליו מפני ניסיונות גישה לא מורשים.

 

לסיכום

גוגל דרייב הוא כלי רב עוצמה המאפשר לכם לשמור מידע שלכם בענן בצורה מאובטחת, זמינה ונגישה. אוסף התכונות שמציע שירות הדרייב יאפשר לכם עבודה עם עמיתים על מסמכים משותפים בצורה אפקטיבית ויעילה, ניהול היסטוריה של גירסאות ושינויים במסמכים אלו, ואחזור המידע בקלות ובפשטות באמצעות מנגנון חיפוש משוכלל.

גוגל דרייב הוא שירות אחסון וסנכרון בענן מבית גוגל, אשר מאפשר לבעלי עסקים ולאנשים פרטיים לשנות את האופן שבו הם צורכים מידע, מנהלים גישה למידע, משתפים מידע, מגנים על המידע, ומוודאים את זמינותו של המידע.

גוגל דרייב מציעה למשתמשים בה שלוש פונקציות עיקריות: שמירת מסמכים בענן, יצירת מסמכים בענן וסנכרון מסמכים למחשב אישי או טלפון נייד.

באמצעות שירות גוגל דרייב תוכלו להיות זמינים למידע מכל מכשיר, לשמור מסמכים באופן אוטומטי בענן, לשתף מסמכים, לחפש מידע, ליצור צ'אטים, לעקוב אחר היסטוריית הגרסאות של המידע ועוד ועוד.

שירות גוגל דרייב מספק מגוון רחב של תכונות שתעזורנה לך לשפר את תהליכי העבודה בעסק. כנס כעת למאמר המלא ולמד כיצד לעשות זאת נכון.

עשהאל דרייר
עשהאל דרייר
עוסק בקידום אתרים כ- 7 שנים, מנכ"ל סוכנות הדיגיטל - עשהאל דרייר בע"מ, יזם, מדבר בפתרונות ומוביל את לקוחותיו לשפע כלכלי.

אהבתם ? שתפו את המאמר עכשיו!

שיתוף ב facebook
שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin